¿Por qué se nos dificulta cumplir con los plazos del programa de proyecto? Esta situación es común en muchos equipos que se comprometen con entregas que a menudo resultan difíciles de cumplir, aunque estén convencidos de que lo lograrán. Sin embargo, al final, nos encontramos con retrasos en la entrega o con la necesidad de trabajar los fines de semana y prolongar nuestras jornadas para alcanzar el objetivo.
Una de las principales razones detrás de esta dificultad es que no podemos dedicar ocho horas efectivas al proyecto diariamente. A lo largo del día, surgen otras actividades que demandan nuestra atención, como reuniones, pausas para tomar café, llamadas telefónicas, correos electrónicos, entre otras cosas. Estas interrupciones y distracciones dispersan nuestra concentración y nos alejan del enfoque total en el proyecto.
Una aproximación razonable sería considerar que podemos dedicar al proyecto alrededor de 120 horas al mes, de un total de 160 horas disponibles (tomando en cuenta cuatro semanas). Esto equivaldría a 30 horas por semana, es decir, unas 6 horas diarias. En consecuencia, para cumplir adecuadamente con nuestros compromisos, necesitamos destinar al menos el 75% de nuestro tiempo laboral al proyecto.
Es esencial diferenciar entre el esfuerzo que podemos generar y el calendario de entregas. Al comprometernos con una tarea, no debemos simplemente tomar el esfuerzo requerido, como si fueran 40 horas de trabajo en una semana estándar. Es imprescindible tener en cuenta las distracciones y pausas que surgen durante el día, para poder ajustar nuestras expectativas y compromisos realísticamente.
Considerando estos factores, estaremos en mejores condiciones para cumplir con nuestros compromisos de manera más efectiva y evitar retrasos innecesarios. Asegurémonos de mantener un enfoque productivo en nuestras actividades, dedicando el tiempo adecuado a los proyectos y garantizando un resultado satisfactorio para nuestra organización.
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