Necesidad: Se quiere tener visibilidad del proceso de inscripción de cada alumno, y la atención que se le da a cada uno de ellos. El proceso de inscripción inicia del interés o solicitud del alumno, de la recepción de documentación, cumplimiento de requisitos, pagos, y generación de matricula. Se bien, se cuenta con las herramientas para llevar el proceso, no se ve con facilidad todo el panorama. 

Solución: Se diseñó un tablero en donde se incluyeron las fases por las que el alumno pasa para quedar inscrito, así como la gente que participa activamente en cada una de estas fases. La columna final del tablero están los alumnos que han terminado el proceso y ya han sido inscritos. 

Mejora: En el tablero se podían ver las fases en las que se estaba acumulando trabajo para apoyar a las personas involucradas y dar fluidez. Departamentos involucrados en la captación y otros, podían ver en el tablero el flujo de las solicitudes sin necesidad de interrumpir constantemente el trabajo de las personas. Se logró la identificación de asuntos críticos que causaban cuellos de botella, mejoró el flujo de trabajo, así como la comunicación interna y hacia los alumnos. Se mide el tiempo de atención entre que se recibe la solicitud hasta que el alumno queda inscrito. 

Lo que el usuario espera de su producto, está reflejado o plasmado en las historias de usuario definidas. ¿Cómo aseguramos que hemos entendido y estamos entregando lo que se espera?. Definiendo lo que debemos de tener como resultado esperado al implementar cada una de las historías de usuario a través de los criterios de aceptación de la historia.

Los criterios de aceptación son una lista de condiciones o requisitos que deben cumplirse para que se considere que una historia de usuario se ha completado correctamente. Estos criterios se utilizan para definir el alcance y los límites de una tarea, así como para asegurar que el trabajo realizado cumple con las expectativas y necesidades del cliente o usuario final.

El punto de historia representa todo el trabajo que se tiene que hacer para implementar por completo un elemento de trabajo. Para determinar la cantidad de puntos debemos de considerar:

• La cantidad de trabajo por hacer
• Qué tan complejo es
• Riesgos involucrados

Es posible que la tarea es sí pueda ser sencilla, pero el contexto en el que tenemos que implementarla la vuelve compleja. 

Si consideramos hacer un reporte que involucra listar los campos de una sola fuente debe resultar más fácil, y por lo tanto, menos puntos, que hacer un reporte que involucra una sola fuente pero que incluye columnas calculadas, subtotales y totales. 

Para el segundo reporte que lista campos nos requerirá más tiempo generar las columnas calculadas, así como desplegar los subtotales y totales. También puede ser más complejo de acuerdo los tipos de cálculos que involucran las columnas calculadas.

En la asignación de puntos no podemos dejar de lado considerar si hay algún riesgo involucrado al implementar el elemento de trabajo. En el caso de reporte que tiene columnas calculadas puede ser que la fuente sea una fuente externa lo que puede implicar que dicha fuente este disponible, que nos podamos conectar o que los datos sean correctos. Lo anterior nos puede conducir a que se requiera mas tiempo en la implementación. 

Al momento de estimar debemos de resumir el esfuerzo que involucra hacer cada elemento de trabajo considerando los 3 factores de esfuerzo, complejidad y riesgos involucrados. Debemos tener en cuenta también las proporciones de las estimaciones que estamos haciendo, los elementos con menos puntos involucran menos esfuerzo, son menos complejos y tienen menor riesgo, que los elementos que tiene mayor cantidad de puntos.

Recordemos también que los puntos de historia son una medida relativa al equipo de trabajo, por lo que, otro equipo puede asignar diferente cantidad de puntos de historia a algún elemento de trabajo similar al nuestro