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El estimado no es la meta, es solo el punto de partida

Thu, 15 May 2025 10:21:00 -0600

Es un hecho: no conocemos todos los elementos al inicio de un proyecto. Los estimados que incluimos en la propuesta inicial se basan en la información disponible en ese momento y tienen, por tanto, un grado de incertidumbre. Su cumplimiento dependerá de varios factores, entre ellos, cuánto conocemos nuestra propia organización y qué tanto aprovechamos la experiencia previa.

Sin embargo, el estimado no debe ser una referencia estática. A medida que el proyecto avanza y se obtiene mayor claridad sobre los requerimientos, restricciones y capacidades del equipo, es posible —y recomendable— ajustar y refinar esos estimados. En el peor de los casos, al menos deberíamos validar el estimado anterior con los datos actuales.

Existen momentos clave para revisar y actualizar los estimados, como al concluir el levantamiento de requerimientos o al finalizar el diseño. Si el proyecto incluye una etapa de factibilidad, ese también puede ser un buen momento para generar una primera estimación más informada.

Lo importante es planificar desde el inicio qué estimaciones se realizarán a lo largo del proyecto, en qué momentos y con qué metodología. Además, utilizar métricas relacionadas con los estimados es fundamental para generar aprendizaje. Analizar las desviaciones entre lo estimado y lo realmente ejecutado —ya sea contra la propuesta inicial, la estimación de requerimientos o la de diseño— nos ayuda a entender nuestra capacidad de predicción y a mejorar continuamente nuestras prácticas de estimación.

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15 Puntos para Implementar un CRM

Thu, 15 Dec 2022 17:17:00 -0600

La implementación de un nuevo software, siempre resulta interesante y atractiva por todo lo que puede llegar hacer, el cómo nos puede ayudar, y lo que vamos a lograr. Queremos deshacernos de esas viejas prácticas que, al momento, no nos han ayudado mucho, o nos generan más trabajo y conflicto. Sin embargo, es necesario tomar en cuenta que la implementación implica un cambio en la forma de hacer las cosas. Si antes no teníamos sistema, ahora tenemos, si antes no capturábamos, ahora tenemos que hacerlo, si antes no reportábamos, ahora tenemos que hacerlo. Todos tenemos las mejores “intenciones” de hacerlo funcionar, pero la realidad no siempre es así. Al menos lo que nos ha tocado vivir. Todos dicen sí, pero hacen otra cosa.

Por diferentes motivos la gente no usa el CRM como esperábamos, algunas de las causas van, desde justificadas, hasta tratar de boicotear el nuevo sistema. Algunos ejemplos de lo que puede ocurrir:

Desconocimiento del uso del software.
Software complicado o complejo.
Demasiadas trabas para trabajar (demasiada información o campos requeridos).
Falta de constancia.
Nadie revisa que se está haciendo en el CRM.
No se toman acciones.
No quieren cambiar la forma de trabajo.
Perdida de privacidad (en que se les va el tiempo).
Cuestiones políticas. Cuestión de poder.
La información es suya (porque ponerla en el CRM).
Soy demasiado bueno, no necesito de esto.
No lo quiero utilizar. Punto.

Necesitamos contemplar que hay trabajo por hacer si queremos romper con las viejas prácticas, con los escépticos, o con los que simplemente no quieren usarlo. Debemos de ser constantes, facilitadores, mentores, así como enérgicos cuando sea necesario para hacerlo funcionar, de lo contrario quedará en una buena intención y nos generará frustraciones. No todo está perdido, sabemos que el trabajo constante siempre da resultados. Para una implementación exitosa, o al menos no fracasar en el intento, algunas recomendaciones y trabajo por hacer sería:

Comunicar los beneficios de un CRM (como nos va a ayudar a TODOS).
Comunicar las razones de la implementación del CRM (que queremos resolver)
Establecer políticas y comunicarlas (concisas y claras).
De ser posible tener nuestro proceso de ventas documentado (le da formalidad y vamos en serio).
Capacitar al personal en su uso.
Apoyar al personal en el uso del CRM.
Hacer una personalización simple y práctica del CRM.
Motivar a que capturen y actualicen la información en el CRM (así lo dicen las políticas)
Monitorear el uso del CRM.
Solucionar impedimentos en el uso del CRM.
Establecer y utilizar informes comunes.
Automatizar tareas en la medida de lo posible.
Reuniones de seguimiento utilizando la información del CRM. (si no está en el CRM no existe)
Tomar acciones en base a la información del CRM.
Establecer métricas e indicadores y dar seguimiento a los mismos.

Para motivar el uso del CRM muy distinto, es decir: Cuéntame como vas con el cliente a, vi en el CRM que el cliente X ya está trabajando con el nuevo producto y tiene buenos comentarios. Así que, si queremos que nuestro CRM funcione tenemos que estar todos los días, si todos los días, insistiendo en el uso del CRM, obteniendo información del CRM, tomando acciones en base a la información del CRM. A través de la práctica, de la retroalimentación y uso, llegará un momento en que no necesitamos insistir más, ya es una práctica común el uso del CRM. Se vuelve la forma de hacer las cosas en la organización. Cuando entra una persona nueva a nuestro equipo entra en nuestro ritmo porque así se hacen las cosas, punto. Éxito con tu implementación del CRM.

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¿Quién soporta la estrategia del CRM?

Sat, 18 Feb 2017 04:00:27 -0600

Llevar a un equipo de ventas de una forma de trabajo a otra es todo un reto, ya que, adicional al trabajo en sí, está el detalle del manejo de su información. Son muy celosos de su información y más si las comisiones son buenas. Igual, si el responsable de ventas no tiene la visión de que está sucediendo con su equipo de ventas. El seguimiento es muy complicado sin información a la mano y puras cosas de dichos. El implementar una estrategia del CRM por lo general es cuesta arriba, trabajando, convenciendo, capacitando. Uno encuentra mil obstáculos para no hacerlo, aún y con las mejores intenciones y deseos de todos de que si harán todo lo que se quiere hacer. Al final del día habrá un vencedor, la estrategia o el equipo de ventas. Una importante diferencia es quien está soportando la estrategia del CRM. Aún y cuando se siga el plan, se capacite, se eliminen todos los obstáculos, si no hay un soporte de peso simplemente no funcionará. Las escusas seguirán y seguirán. Estamos sacando a la gente de la zona de confort, de su zona de poder. El que una persona de peso en la organización soporte la estrategia del CRM es muy importante en el éxito de este tipo de iniciativas. Y como soporte nos referimos con hechos. El primero que consulta, el primero que analiza y toma decisiones en base a la información generada por el CRM es la dirección o la gerencia.

Auditar con Zoho Creator

Sun, 24 Jul 2016 07:26:02 -0500

Como área de calidad o de procesos, tenemos que estar monitoreando en forma constante la ejecución del proceso para verificar que el mismo se está utilizando y se está aplicando de acuerdo a lo planeado, y si no es así generar las acciones necesarias, El establecimiento de un proceso y el uso del mismo es importante para mantener un nivel de calidad y de eficiencia mantengan buenos resultados en la generación de los productos y servicios a nuestros clientes. Zoho Creator nos puede ser de mucha utilidad para reducir el tiempo que nos toma capturar la información de auditoría de nuestras actividades de trabajo, de nuestros proyectos y de los procesos. Con Zoho Creator podemos crear formas de auditoría con los diferentes campos que necesitamos para capturar cada uno de los aspectos que requerimos verificar. Una vez creadas nuestras formas, las podemos utilizar en diferentes dispositivos lo que nos da movilidad necesaria para estar el la oficina, en el almacén, en la planta, en la calle, o en el patio de maniobras. Una vez capturada la información de la auditoría todos los datos quedan en la base datos Zoho evitando con ello el que tener que transcribir dicha información. Incluso podemos hacer que la auditoría genere una calificación y envíe una altera en forma automática al jefe del departamento o personas interesadas. Contando con la información de las auditorías en un mismo lugar se nos facilitará el análisis de la información e identificar tendencias de calidad en forma muy rápida. Podemos compartir esta información de manera muy rápida a los interesados. Zoho Creator nos facilitará mucho el trabajo a no utilizar hoja de papel o un Excel para realizar las auditorías y después estar transcribiendo dicha información para sacar nuestros reportes y analizar la información. Si quiere saber Zoho Creator lo puede ayudar en la realización de sus auditorías póngase en contacto con nosotros.

Implementación de Kanban

Mon, 22 Dec 2014 12:40:27 -0600

La implementación de la gestión visual Kanban puede resultar de mucha ayuda si queremos mejorar la atención al cliente. Con la visibilidad que nos brinda un tablero podemos ver como las solicitudes del cliente avanzan, identificar cuellos de botella y las razones que los causan. Las aplicaciones de un tablero de Kanban así como su diseño pueden ser variadas. Aquí podemos ver un aplicación de gestión visual con Kanban. Atendiendo con Kanban

Por qué necesitamos poner atención en como desarrollamos software

Mon, 03 Mar 2014 19:26:22 -0600

Los proyectos de desarrollo de software son siempre complejos dado que se trata de llevar ideas a la práctica, y no siempre esas ideas son claras. Algunos de los problemas que tenemos desarrollando software son:

Requerimientos poco claros o cambiantes.
No tenemos visibilidad del avance
Malas estimaciones
Demasiados errores
No cumplimos con las fechas de entrega
Trabajamos fuera del presupuesto
No entregamos la funcionalidad acordada
Baja calidad
Equipos desmotivados
No tenemos mediciones

Cuando todo o parte de lo anterior nos sucede es claro que tenemos un problema de organización en la forma de trabajo y para ponerle orden necesitamos definir que queremos lograr, y como le vamos a hacer. Para lograrlo definitivamente tenemos que hacer un cambio de forma organizada, con una visión clara, planeada, con el apoyo y recursos necesarios, de otra forma no se puede. Allsoft tiene experiencia en como mejorar la forma en la que desarrollas software a través de mejores prácticas que se adecuen a la forma de trabajo de la organización.

Modelos CMMI

Tue, 04 Feb 2014 20:04:23 -0600

Modelos de CMMI®

Actualmente del CMMI® se mantiene una constelación de modelos los cuales han sido diseñado para mejorar la calidad de los productos, servicios y adquisiciones en los que una organización puede estar involucrada . Los modelos de CMMI® que han sido liberados por el Instituto de ingeniería de Software (SEI) están: CMMI para Adquisiciones (CMMI-ACQ) Este modelo está diseñado para organizaciones de adquisiciones que quieren mejorar su capacidad para adquirir productos y servicios. Con la implementación de este modelo se pueden mejorar las relaciones con proveedores al mejorar las prácticas propias de la organización. Se obtiene una mejor visibilidad de los proyectos, administración y control de la adquisición y subcontratación de productos y servicios, así como obtener e incorporar productos y servicios a la organización que apoyan a los objetivos del negocio. CMMI para Desarrollo (CMMI-DEV) Este modelo está diseñado para organizaciones de desarrollo y mantenimiento de software que quieren mejorar su capacidad para desarrollar productos y servicios. Con la implementación de este modelo las organizaciones de desarrollo pueden mejorar la calidad de sus productos y hacer una entrega a tiempo a sus clientes a través del uso de prácticas que dan visibilidad al proyecto y al estado del mismo. Con la adopción de este modelo se pueden obtener altos retornos de inversión con resultados duraderos. CMMI para Servicios (CMMI-SVC) Este modelo está diseñado para organizaciones proveedoras de servicios que quieren mejorar su capacidad para establecer, administrar y entregar sus servicios. El CMMI® para servicios es una guía para ayudar a las organizaciones que entregan servicios a reducir costos, mejorar la calidad y mejorar la administración de sus entregas. A través de establecer los servicios y acuerdos, establecer la entrega, el manejo de problemas, y de implementar con los recursos adecuados, se asegura una entrega correcta del servicio.

La Calidad y la Etapa de la Empresa

Mon, 06 Aug 2012 13:30:28 -0500

Como cualquier otra empresa, las empresas de software desean crecer, desarrollar proyectos mas retadores, entrar a nuevos mercados por lo que buscan mejorar la calidad de sus productos y servicios a través de la implementación de un modelo de calidad. Si embargo, no todas las empresas están listas para ello, no con solo implementar un proceso de calidad vamos a lograr dicho objetivo, ni será fácil de implementar un modelo de calidad, y esto tiene que ver con la etapa de crecimiento en la que se encuentra la empresa. De acuerdo con Adizes, I. (1996), las empresas evolucionan a través de un ciclo de vida que va desde la etapa Infancia hasta una etapa de burocracia en donde cada una tiene características particulares que definen su forma de operar y administrase. Para una empresa que esta en una etapa de infancia será muy difícil de implementar un modelo de calidad, mientras que para una empresa que está en una etapa estabilidad será menos complicado. Cuando una empresa esta es su fase de Infancia o adolescencia no está entre su forma de administrarse el uso de procesos, la dirección todavía toma muchas decisiones y no hay una visión clara. Cuando se logra implementar el proceso en estas etapas no será duradero dado que las prácticas de la organización de acuerdo a su etapa de ciclo de vida absorberá a los procesos definidos y retornarán a la solución de conflictos, organizarse alrededor de la gente. Para una implementación exitosa y duradera de un proceso de calidad es necesario identificar la etapa del ciclo de vida en el que se encuentra la empresa para que las fortalezas actuales y los retos sean considerados en las iniciativas de mejora y en el cambio organizacional. De igual forma estar consciente de lo que hay que hacer para que los proceso implementados permanezcan. Adizes, I. (1996). The 10 stages of corporate life cycles. Vol. 18. No. 14. Editorial Mansueto Ventures LLC. Boston, United States.

No más Modelos

Wed, 07 Sep 2011 01:35:47 -0500

Hace ya algunos años leí un artículo que sigo teniendo muy presente, dado que continuo participando en proyectos de implementación de mejores prácticas de desarrollo de software, y modelos de calidad como CMMI, Moprosoft, o métodos ágiles, el cual menciona que no necesitamos más modelos, que los que tenemos deberían de ser suficientes (en aquellos años, hoy ya tenemos más).

Desde antes de ese artículo me ha tocado participar en muchos proyectos, en donde destaco aquellos proyectos en los que se ha logrado implementar el modelo CMMI de forma exitosa, y no me refiero a alcanzar un nivel de madurez, sino de que el proceso funciona para la empresa y en donde se logran niveles de eficiencia muy interesantes, como dicen los libros, es real.

Igual he participado en proyectos con Scrum, en donde se logra alcanzar un nivel de productividad e integración del equipo que los resultados se ven a simple vista, en el ambiente, en el producto que se entrega, y en el compromiso de los participantes. Así que el problema no lo tienen los modelos, sino como los entendemos, y como los implementamos.

La clave de los proyectos que han alcanzado buenos niveles de productividad y eficiencia ha sido que han entendido el modelo, que lo han adaptando a sus prácticas, lo han hecho suyo para que funcione y les de los beneficios. No se implementa para cumplir con el modelo, o el “nivel”, no lo “tropicalizan” a su conveniencia o lo destrozan a sus intereses, lo que resulta obviamente en que el modelo no funcione. Y vamos entonces por el siguiente modelo, o por ninguno, y trabajamos con lo que se pueda rescatar.

El modelo que tomemos como guía hay que entenderlo, asesorarnos, e implementarlo lo más apegado a sus prácticas, al sentido común, y podremos ver los resultados. Les dejo el artículo de Karl E. Wiegers: Read My Lips: No New Models.

Productividad

Mon, 15 Aug 2011 11:13:06 -0500

Un dato interesante que sale en forma periódica es el de la productividad en el país comparado con otros y no siempre es un buen dato. No salimos bien en ese reporte sin embargo también aparecemos en otros en donde dice que México es de los países en donde las personas pasan más tiempo en su trabajo. Esto lo vemos claramente si estamos relacionados con la tecnología en donde vemos empresas que mantienen su operación en monstruosas hojas de Excel, o quienes manejan sus oportunidades de ventas y contactos repartidos en diferentes aplicaciones. Empresas de desarrollo que manejan su código fuente en un servidor de archivos, no tienen requerimientos documentados, o que no manejan ni siquiera un calendario de proyecto. Nos podemos imaginar la pérdida de tiempo ocasionada por buscar un dato en una interminable hoja de Excel, en recuperar o rehacer un código fuente, en no tener la información de una oportunidad de venta a la mano, de saber que tenemos que hacer durante el día. Algo tan sencillo como dar un formato a una presentación no se hace de la manera correcta por falta de conocimiento o de capacitación. Con el uso correcto de la tecnología podemos hacer mucho más cosas en menos tiempo, no perder tiempo buscando información, actividades automatizadas como por ejemplo en envío de un catálogo, un seguimiento oportuno a nuestro proceso de ventas. La tecnología para los negocios nos puede ayudar mucho más que solo un correo electrónico o un sitio web que se va quedando viejo. Haga sus cálculos de una pequeña inversión en cuanto le puede redituar en productividad.