La utilización de la gestión visual con Kanban tiene muchas aplicaciones y es fácil de implementar en nuestro entorno laboral o personal. Diseñando los tableros de acuerdo a las propias necesidades, del tipo de trabajo a resolver, y del equipo con el que contamos, podemos establecer una buena dinámica en los niveles de atención y en el flujo de trabajo.
Un caso práctico de una implementación, a raíz de haber tomando nuestro curso, fue mejorar la atención de alumnos que desean entrar a la Universidad.
Necesidad: Se quiere tener visibilidad del proceso de inscripción de cada alumno, y la atención que se le da a cada uno de ellos. El proceso de inscripción inicia del interés o solicitud del alumno, de la recepción de documentación, cumplimiento de requisitos, pagos, y generación de matricula. Se bien, se cuenta con las herramientas para llevar el proceso, no se ve con facilidad todo el panorama.
Solución: Se diseñó un tablero en donde se incluyeron las fases por las que el alumno pasa para quedar inscrito, así como la gente que participa activamente en cada una de estas fases. La columna final del tablero están los alumnos que han terminado el proceso y ya han sido inscritos.
Mejora: En el tablero se podían ver las fases en las que se estaba acumulando trabajo para apoyar a las personas involucradas y dar fluidez. Departamentos involucrados en la captación y otros, podían ver en el tablero el flujo de las solicitudes sin necesidad de interrumpir constantemente el trabajo de las personas. Se logró la identificación de asuntos críticos que causaban cuellos de botella, mejoró el flujo de trabajo, así como la comunicación interna y hacia los alumnos. Se mide el tiempo de atención entre que se recibe la solicitud hasta que el alumno queda inscrito.
La retroalimentación de está aplicación fue que los diferentes departamentos involucrados y gerencias tenían visibilidad de lo que estaba sucediendo rápidamente, en tiempo real, de como el trabajo fluye. Tomar acciones para mantener el flujo, así como retroalimentar sobre el proceso de atención. El trabajo lo hacía más divertido con la actividad de ir a mover las notas, ver el trabajo que viene en camino, y el trabajo que se estaba terminando.
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