Siempre que nos llega una solicitud de un nuevo sistema o requerimiento generamos un estimado del esfuerzo, tiempo y costo que nos va a tomar solucionar dicha necesidad. Este estimado, el cual es nuestra mejor aproximación a la realidad, es parte de nuestra propuesta o control de cambios que presentado al cliente. ¿Cómo manejamos esto?
El problema inicial surge en cómo presentamos el estimado, y no tiene nada que ver con el estimado en sí mismo. Típicamente se presenta el estimado como tal, entendiendo que quedará claro al usuario con la explicación que podamos hacer al presentarlo. Se incluyen como valores estimados las horas, tiempo y costo, lo que generalmente se toma como el deber ser, no importa que tanto conversemos con el usuario al respecto. Para trasmitir mejor el mensaje podemos poner indicar que lo mostrado es un estimado y tiene un porcentaje de desviación o certeza (p.ej. +/- 20%) de lo que se esta indicando.
Sería mejor si se incluye el porcentaje de certeza y los rangos de los estimados en estos porcentajes de certeza. Siempre indicando que de surgir algún cambio en estos estimados serían comunicados al cliente para tomar acciones correctivas o un plan de acción. Parte del trabajo es también vender estos estimados para que quede claro y acordado entre el equipo y el cliente que se esta trabajando sobre un estimado y que este puede bajar o subir dependiendo de cómo se va ejecutando el proyecto y los ajustes que se van presentando y que su presupuesto se base en estos estimados.
Es posible que no nos funcione a la primera pero hay que trabajar con los clientes en función de esto y nunca dar estimados al aire por que esto nos tira por los suelos todo nuestro trabajo ganado.